TMS

Software für die tägliche Arbeit in der Beruflichen Bildung

Das ist tms

  • tms ist eine Software, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit in der Beruflichen Bildung unterstützt.
  • Bei der Entwicklung von tms wurde besonderer Wert auf den „Nutzen für den Nutzer“ gelegt.
  • Ein Team von Mitarbeitern aus der Beruflichen Bildung und dem Sozialen Dienst sowie von Gruppen- und Praktikumsleitern hat bei der Entwicklung der Funktionen in tms aktiv mitgewirkt und diese im Alltag getestet.
  • Die Kooperation hat tms zu einem Instrument gemacht, das Ihnen bei der Planung und Dokumentation von Fördermaßnahmen in der Beruflichen Bildung Zeit einspart.

Funktionen in tms die Ihnen Zeit einsparen

Selbsteinschätzung abfragen
  • Die Fragen zur Selbsteinschätzung können Sie nach den eigenen Bedürfnissen und Vorstellungen zusammenstellen und als Vorlage speichern.
  • Sie können beliebig vieler solcher Vorlagen erstellen.
    (z. B. speziell für ein Berufsbild)
  • Die Anzeige der Selbsteinschätzung zur Erfassung kann als Liste oder (wie in der Abbildung zu sehen) in leichter Sprache erfolgen.
  • Die Selbsteinschätzung kann auch vom Teilnehmenden selbst ausgefüllt werden.
Erwartungen des Teilnehmenden erfassen
  • Dokumentieren Sie in tms die Erwartungen des Teilnehmenden schon während der ersten Gespräche.
  • Diese werden später in den den Bogen IV des
    Eingliederungsplans übernommen.
Mit einer Checkliste nichts übersehen (dokumentierte Information)
  • Erstellen Sie in tms eine Checkliste mit allen wichtigen Tätigkeiten für die Zeiträume von EV, BBB 1 und BBB 2.
  • Sie können mehrere Checklisten erstellen
    (z. B. für den BBB, den Sozialen Dienst etc.).
  • Der Status von Checkpunkten kann auf erledigt“ bzw. „nicht erledigt“ gesetzt werden. Bei „nicht erledigt“ muss ein Grund erfasst werden.
  • Jedem Checkpunkt kann ein Formular zugeordnet werden, das von tms ausgefüllt wird.
  • Ebenso kann einem Checkpunkt ein Dokument zugeordnet werden, in welchem die  Tätigkeit beschrieben ist.
  • Die Zieltermine werden auf Basis der Zeiträume für EV, BBB 1 und BBB 2 errechnet.
Kompetenzanalyse zur Bedarfsermittlung erstellen
  • Sie können in tms selbst festlegen, welche Fragen zur Analyse der Kompetenz gestellt und bewertet werden.
  • Die Organisation der Fragen erfolgt in sog. Teilhabeziel-katalogen (THZK)
  • Die Gliederung der THZK ist immer 3-stufig:
    Kompetenz – Qualifizierungsziel – Feinziel
  • Sie können beliebig viele solcher THZK definieren
    (z. B. für Kompetenzanalyse, Bildungsrahmenplan …)
  • Den Feinzielen werden geeignete Maßnahmen und Lerneinheiten zur Förderung zugeordnet die später zum Teilnehmenden ausgewählt werden können.
  • Die Bewertung erfolgt auf der Ebene der Feinziele
  • Zu jeder Bewertung können Sie eine Notiz erfassen.
  • Bewertung und Notiz können in den Eingliederungsplan übernommen werden.
Qualifizierungsziele planen
  • Ziel von tms ist es, die Maßnahmen/Aktivitäten der Fachkraft mit dem Teilnehmenden in den Vordergrund zu stellen.
  • Dazu werden einem Teilhabezielkatalog Maßnahmen/Aktivitäten zugeordnet, die jeweils selbst mit mindestens einem Qualifizierungsziel und beliebig vielen Lernmaterialien verknüpft sind.
  • Auf Basis eines Teilhabezielkatalogs erfolgt dann die Kompetenzanlayse bei der die Feinziele von der Fachkraft bewertet werden.
  • Auf Basis dieser Bewertung werden im Anschluss für den Teilnehmenden konkrete Maßnahmen/Aktivitäten ausgewählt.
  • Durch die Terminplanung zu den ausgewählten Maßnahmen/Aktivitäten entsteht automatisch ein Terminplan zu den Qualifizierungszielen die mit dem Teilnehmenden erreicht werden sollen.
Eingliederungsplan erstellen
  • Übertragen Sie ganz einfach aus tms heraus die Daten in die Formulare des Eingliederungsplans.
  • In tms wird eine Historie der Daten zum Eingliederungsplan eines Teilnehmers gehalten, so dass Sie immer die Möglichkeit haben die Angaben vorangegangener Eingliederungspläne zu vergleichen
  • Aus tms können zusätzlich folgende Daten in den Eingliederungsplan übernommen werden:
    • Bewertungen und Kommentare aus der Kompetenzanlayse
    • Qualifizierungsziele zu denen Maßnahmen/Aktivitäten durchgeführt wurden
    • Die Einstufung zur Binnendifferenzierung
    • Durchgeführte Praktika
  • Auch der neue Statusbericht (Bogen VII) ist in tms umgesetzt.
Maßnahmen / Aktivitäten planen
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  • tms bietet eine sehr flexible Planung von Terminen zur Durchführung von Maßnahmen / Aktivitäten mit dem Teilnehmenden um die vereinbarten Qualifizierungsziele zu erreichen
  • Sie können einem Termin einen o. mehrere Teilnehmende zuordnen
  • Sie können bei größeren Gruppen o. speziellen Maßnahmen eine o. mehrere zusätzliche Fachkräfte zuordnen und einen Verantwortlichen bestimmen
  • Sie können mit dem Termin ein Lehrmaterial (Umsetzungshilfe) verbinden
  • Termine können in tms auch nachträglich erfasst werden
  • Die Planung von wiederkehrenden Terminen (wöchentlich, monatlich etc.) ist möglich
  • Sie können sich jederzeit einen Überblick über Ihre anstehenden Termine verschaffen
Übersicht zu durchgeführten Maßnahmen / Aktivitäten
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  • mit dieser Liste haben Sie in tms stets einen Überblick über durchgeführte Maßnahmen
  • Sie können, je nach Berechtigung, die Liste auf Abteilungen, Teilnehmende, Maßnahmen / Aktivitäten und Lehrmaterial (Umsetzungshilfen) einschränken
  • der Zeitraum den Sie wählen (z. B. aktuelle Woche Mo. – Fr.) wird für den nächsten Aufruf der Liste übernommen. 
  • Sie können nach belieben Spalten ein- / ausblenden
  • Sie können die Liste mit jeder beliebigen Spalte gruppieren (in der Beispielabbildung ist nach Maßnahme gruppiert)
  • Auch mehrere Gruppierungen sind möglich
  • Sie können die Liste sehr einfach nach Excel exportieren
Wirksamkeit von Maßnahmen / Aktivitäten bewerten
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  • Bewerten Sie, ob mit einem Termin zu einer Maßnahme beim Teilnehmenden etwas erreicht wurde.
  • Neben der strukturierten Angabe von ja / teilw. / nein kann auch eine Bemerkung erfasst werden.
  • Die Wirksamkeit einer Maßnahme insgesamt (über alle einzelnen Termine bei Abschluss der Maßnahme) wird mit den gleichen Angaben erfasst.
  • Die Erfassung bei einzelnen Terminen zu einer Maßnahme ist optional, zur Maßnahme (bei Abschluss) ist sie Pflicht.
Praktika bewerten
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  • Die Bewertung eines Praktikums erfolgt wie bei der Kompetenzanalyse mit Werten von 0 – 4.
  • Was bei einem Praktikum bewertet werden soll können/müssen Sie selbst festlegen.
  • Sie können ein allgemeines Set an Kriterien für alle Praktika oder für jedes Praktikum ein individuelles Set an Kriterien festlegen.
Eigene Formulare erstellen und nutzen
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  • Jedes PDF- oder Worddokument kann als Formular in tms integriert werden
  • Die Formularfelder werden ausgelesen und können einem Datenelement von tms zugeordnet werden.
  • Zu jedem Formular kann festgelegt werden, ob es
    • in der Formularauswahl zum Teilnehmenden angezeigt wird
    • in der Teilhabeakte gespeichert wird
    • ein Worddokumente als PDF speichert
    • eine Folgeaktion auslöst: Eintrag ins Tagebuch u./o. E-Mail
  • es können zu einem Formular separate Erfassungsfelder für solche Daten definiert werden, die nicht in tms gespeichert werden.
    (z. B. Aktenvermerk)
  • Formulardefinitionen können exportiert bzw. importiert werden. So können Definitionen an andere Werkstätten weitergegeben.
Digitale Teilhabeakte zum Teilnehmenden
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  • die Teilhabeakte enthält alle relevanten Dokumente zum Teilnehmenden
  • Dokumente können Formulare sein, die Sie mit tms erstellen und die in der Teilhabeakte abgelegt werden
  • Sie können jedes andere Dokument welches Sie z. B. eingescannt o. manuell erstellt haben, in die Teilhabeakte importieren.
  • Die Dokumente werden in einem von Ihnen definierten Ordner (i. d. R. einem zentralen Fileserver) gespeichert.
  • Optional können Sie ein revisionssicheres Archiv nach PS880 IDW zur Speicherung der Dokumente nutzen.
  • Die dazu notwendige Schnittstell wird von unserem Team individuell erstellt. Derzeit gibt es eine fertige Schnittstelle zu BvLARCHIVIO.
Stammdaten importieren
  • Um Stammdaten zum Teilnehmenden in tms importieren zu können, müssen Ihr Stammdatensystem den Export der relevanten Daten im Format .xlsx, .xml oder .csv ermöglichen.
  • Jeder Teilnehmende sollte in der Exportdatei eine eindeutige ID aus dem Stammdatensystem erhalten.
  • Für jede Datentabelle in tms wird eine Importdefinition angelegt.
    (z. B. Daten zur Person, Adresse(n), Gesetzlicher Betreuer etc.)
  • Dabei können die unterschiedlichen Definitionen eine Exportdatei nutzen, so dass Sie nicht für jede Importdefinition eine separate Exportdatei benötigen.
  • Die Datenfelder der Exportdatei werden gelesen und (wie bei der Formulardefinition) mit einem Zielfeld in der Datentabelle verknüpft.
  • Eine Vorschau auf die einzelnen Sätze der Exportdatei ist möglich.
  • Ebenso ein Testlauf um die Qualität der Daten zu verfizieren.

Das tms-Team

Ein „tms-Team“ begleitet in den Freckenhorster Werkstätten GmbH von Beginn an die Einführung von tms in der Einrichtung.

Das Team unterstützt die Benutzer mit Schulungen und individuellen Hilfen.

Das Team trifft sich regelmäßig um Ideen zu diskutieren die von den Benutzern gemeldet wurden. Daraus ergeben sich neue und vor allem nutzbringende Funktionen die zur Umsetzung beauftragt werden.

Auf uns können Sie bauen

3 Jahre Erfahrung bei der Einführung von tms in die tägliche Arbeit von Bildungsbegleitern und Mitarbeitern des Sozialen Dienstes.

Dieter Weber

Entwickler

Dieter Weber

Leiter Entwicklung

Karin Wißling

Support

Aktuelle Infos

Bei den Caritas-Emstor-Werkstätten ist tms installiert und einige Mitarbeiter beschäftigen sich gerade mit der Migration vom derzeit eingesetzten System zu tms.

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